Como Realizar Reuniões Produtivas? Conheça os Sintomas
de Reuniões Que Desperdiçam Tempo
As reuniões são os
desperdiçadores de tempo mais institucionalizados nas organizações, embora não
existam dados precisos sobre o número de horas gasto com elas. Como ainda não temos uma
“cura” para esse desperdício, pelo menos podemos aprender maneiras de tratar
seus sintomas:
A) Reuniões que você controla (Tipo “A”):
Nove em cada 10 serão no formato de apresentação. Agora que você está preste a
produzi-la, trabalhe tanto na preparação como na execução. Antes de iniciar o
planejamento de uma estrutura formal
(não mais do que 1 hora),
pergunte-se:
·
Quais meus
objetivos?
·
Qual é minha
audiência?
·
Que fatores importantes
devem ser transmitidos?
·
Como posso melhor
comunicá-los ao grupo?
·
De que recursos
audiovisuais precisarei?
·
Onde será a
apresentação? Há limitações de tempo?
OBSERVAÇÃO:
enquanto se prepara, pense se um gráfico ou desenho irão ajudá-lo. No local da
apresentação há luz suficiente para usar uma tela? E as tomadas? Revise seu
material e lembre-se que o profissional sabe que ensaiar é o padrão.
B) Reuniões que você não controla (Tipo “B”)
: muito tempo fora de sua sala irá rotulá-lo como um “emérito participante de
reuniões” (E.P.R.) e não um batalhador sério. Os E.R.R.’s gastam metade de seu
tempo em reuniões, conferências, apresentações, etc. Mas, existem outras
maneiras de não perder tempo:
·
Vá somente à
parte que tem a ver com você.
·
Use seu chefe
como desculpa.
·
Decida os
assuntos sem reuniões
·
Envie, em vez
disso, um documento escrito
·
Assuma o controle
se o responsável estiver atrasado
·
Assuma o controle
se o responsável chegar, mas não iniciar em seguida
OBSERVAÇÃO: se tudo
isso falhar e você estiver em uma reunião inútil, é bom editar sua “lista de
coisas a fazer”, pois assim continuará sua administração do tempo pautada nas
prioridades
Reuniões Produtivas
Abaixo,
algumas dicas de estudiosos para que o Gerente torne suas reuniões mais produtivas:
·
No máximo oito
pessoas (incluindo assessores), pois se presume que seja mais difícil obter a
atenção total de muitos participantes.
·
Uma reunião deve
ter “pauta”. Isto é, o assunto a ser tratado deve ser exposto a todos os
participantes com certa antecedência, para que os participantes da reunião
possam se preparar.
·
Uma reunião deve
ter no máximo uma hora e meia.
·
No máximo dois
assuntos – divididos em, no máximo, quatro tópicos.
·
O melhor horário
para ser realizada é no primeiro horário do expediente, pois se presume que uma
reunião tenha o objetivo de motivar seus participantes. Logo, o dia adequado
seria o 1° dia da semana. (2ª feira)
·
Gaste os cinco
minutos iniciais para estabelecer as regras e as etapas da reunião.
·
Conceda 5 minutos
a cada um para expor suas idéias.
·
Conceda um tempo
médio de 20 minutos para debates.
·
Se alguém chegar
atrasado, não interrompa reunião e peça para o retardatário observar as
anotações dos outros sobre os tópicos já tratados. Não interrompa quando alguém estiver falando. Anote
suas idéias – para não esquecê-las – e leve-as em questão quando tiver
oportunidade.
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